Voortgangsgesprek
Het is belangrijk om steeds blijven werken aan het evenwicht tussen wederzijdse verwachtingen en mogelijkheden. Dit is niet iets eenmaligs, want zowel de vrijwilliger als de verenging ontwikkelt zich. Daarom kiest Scouting voor het houden van een jaarlijks voortgangsgesprek. Het voortgangsgesprek geeft input voor ontwikkeling en keuzes op zowel persoonlijk vlak als op team- of organisatieniveau. Het voortgangsgesprek met een vrijwilliger is te vergelijken met een functioneringsgesprek, maar dan in een ongedwongen Scoutingsfeer. Het gaat om terugkijken en vooruitkijken, waarbij er speciale aandacht is voor ontwikkeling.
Inhoud van het gesprek
Wanneer voortgangsgesprekken op een goede manier worden gevoerd, zorgen ze voor een verhoging van het plezier, de motivatie en de betrokkenheid van de vrijwilliger. Een voortgangsgesprek is een tweerichtingsgesprek, waarbij zowel teamlid als teamhoofd (groepsbegeleider, projectleider) aan elkaar vertellen hoe ze vinden dat het gaat. De leidinggevende geeft aan hoe hij de rol van het teamlid ervaart, of er wellicht ontwikkelmogelijkheden zijn en wat daarin de mogelijkheden zijn binnen de groep, de regio of het landelijk niveau. Het teamlid vertelt hoe hij het vindt gaan, welke verbeterpunten er zijn voor het team of de leidinggevende, waar ondersteuning gewenst is en vooral of hij nog plezier heeft in het uitoefenen van zijn rol. Gespreksonderwerpen hebben dus te maken met de samenwerking, de werksituatie en het maken van (nieuwe) afspraken. Download het
format voor het houden van een voortgangsgesprek
.
Belangrijk voor beide partijen is dat het nooit gaat om iemand als persoon, maar altijd om het gedrag! Je kunt van een voortgangsgesprek een officieel moment maken, wat als voordeel heeft dat je voor een rustige plek kunt zorgen en dat er de tijd voor genomen wordt. Er zijn ook teams die tussentijds hun momenten pakken om te vragen hoe het gaat, bij wijze van spreken als de gelegenheid zich voordoet tijdens het kampvuur. Let wel, het kan nooit zo zijn dat er erg veel nieuwe zaken aan het licht komen, want die laat je natuurlijk niet zo lang op z’n beloop en bespreek je zo snel mogelijk met elkaar.
Inwerken, kwalificeren, benoemen
Is de match gemaakt, dan gaat de vrijwilliger aan de slag in zijn nieuwe functie. Vervolgens gaat het er om om met elkaar te bekijken of het ‘werkt’. Hoe de eerste maanden in een nieuwe functie worden aangepakt, verschilt een beetje per functie of situatie. Wat echter binnen de aanpak van die eerste maanden in alle gevallen moet gebeuren, is dat de nieuwe vrijwilliger moet worden geïntroduceerd en ingewerkt.
Inwerken
Inwerken is meer dan even voorstellen. Inwerken gaat over wegwijs raken, in contact komen met relevante mensen, en eigen worden met de spelregels (gedragscode) en de huishoudelijke afspraken. Of een nieuwe vrijwilliger zich welkom voelt en zich snel thuis gaat voelen, wordt sterk bepaald door de zorg die aan hem of haar wordt besteed in die eerste maanden. Zeker als sprake is van een team (of bestuur) dat al langer bestaat, werkt het vaak goed om de nieuwe vrijwilliger te koppelen aan een buddy of mentor. Een ervaren rot in het vak die de ‘nieuwe’ op sleeptouw neemt, geheel volgens het Scoutingidee van afnemende begeleiding en groeiende zelfstandigheid.
Wat in alle gevallen ook deel zou moeten uitmaken van de kennismakingsperiode is een pas op de plaats na ongeveer drie maanden. Even in een goed gesprek stil staan bij vragen als: hoe zijn eerste maanden verlopen, wat is mee of tegen gevallen, zijn er twijfels, moeten de verwachtingen worden bijgesteld? Als er aanleiding is om te veronderstellen dat iemand de functie toch niet aan zal kunnen, zich niet met de spelregels of cultuur kan verenigen of buiten de boot zal gaan vallen, is dit het moment om dat in alle openheid te bespreken en met elkaar te kijken welke conclusies daar aan verbonden moeten worden. Ook als er geen ‘proefperiode’ is afgesproken, is het goed deze pas op de plaats te maken.
Benoemen en kwalificeren
Wat per functie of situatie kan verschillen, is de meer formele kant van de start in een nieuwe functie. Het moment van benoemen en het benodigde kwalificatietraject kunnen zelfs per persoon sterk verschillen. In grote lijnen zijn er drie varianten: de benoeming van nieuwe leidinggevenden, van niet-direct leidinggevenden en van leden van landelijke projecten.
Nieuwe leidinggevenden
Benoeming tot basisleidinggevende vindt plaats als is vastgesteld dat het basisniveau aanwezig is. Of dit moment samenvalt met het einde van de kennismakingsperiode of dat aan het einde van de kennismakingsperiode de afspraak wordt gemaakt om de basiscompetenties te gaan ontwikkelen, hangt af van de mate waarin sprake is van eerder verworven competenties. Als iemand zich vervolgens heeft gekwalificeerd, volgt een tweede benoeming als gekwalificeerd leidinggevende of teamleider.
Niet-direct leidinggevenden
Onder de term ‘niet-direct leidinggevenden’ worden functies als bestuurslid of regiovrijwilliger verstaan. Bij deze functies hangt het soort benoeming ook af van de kwalificatie. In principe wordt iemand na de kennismakingsperiode benoemd in een voorlopige benoeming en gaat de niet-direct leidinggevende daarna aan de slag met zijn kwalificatietraject. Als iemand zich heeft gekwalificeerd, volgt de benoeming in de functie. Is iemand bij aanname al gekwalificeerd, dan kan er tijdens de kennismakingsperiode al gestart worden met de procedure voor vaststelling van het kwalificatieniveau, zodat direct tot benoeming in de functie kan worden overgegaan.
Leden van landelijke projecten
De procedure rond de benoeming van leden van landelijke projecten vormt een uitzondering. Vaak wordt al direct na het kennismakingsgesprek overgegaan tot voordracht, omdat benoeming nodig is om van de voor de functie noodzakelijke faciliteiten gebruik te maken. Dat neemt niet weg dat het ook in die gevallen goed is om na een aantal maanden pas op de plaats te maken en daarbij niet alleen te kijken naar de voortgang van het project, maar ook naar de vraag of iedereen op z’n plek zit en goed functioneert. Er zijn nog geen specifieke kwalificatietrajecten voor dit soort functies, behalve het Programma Scouting Talent. Dat neemt niet weg dat ook landelijk vrijwilligers volop mogelijkheden hebben om te werken aan benodigde competenties.
Dankzij de opzet van Scouting Academy vindt benoeming gefaseerd plaats. In principe kan elke vrijwilliger zijn kwalificatietraject op eigen wijze vormgeven, aansluitend bij wat hij al in huis heeft en hoe hij het beste leert. En dat leren moet juist ook in de praktijk kunnen plaatsvinden, tijdens de uitoefening van de functie. Tijdens het kwalificatietraject is iemand dus gewoon in functie, maar dan met een aangepaste benoeming.
