Nawaka, Roverway, Scout-In, Exxploraxxion: er komen weer veel grote projecten aan en al die projecten hebben vrijwilligers nodig, zoals een penningmeester. Lijkt het jou gaaf om mee te werken aan zo’n project, maar weet je niet zo goed wat je van deze functie kunt verwachten? Ben Brouwer is lid van het Projectenbureau dat de landelijke ledenactiviteiten aanstuurt, en vertelt in deze ScoutBlog wat de functie van penningmeester of budgetbewaker inhoudt.
Ik weet uit ervaring hoe mooi het is om als penningmeester of budgetbewaker mee te werken aan een grote landelijke ledenactiviteit. Ik heb zelf in het verleden meegewerkt aan projecten als Scout-In, LSW, Nawaka en zelfs een Wereld Jamboree. Nu stuur ik penningmeesters aan vanuit mijn functie in het Projectenbureau. Ik kijk over hun schouder mee of het allemaal goed gaat. Je staat er als penningmeester nooit alleen voor!
Huis bouwen
Het leukste aan een functie als penningmeester in een groot project, vind ik dat elk project is als het bouwen van een nieuw huis. Je begint van onderaf en bouwt langzaam het huis op. In het begin heb je helemaal niets en uiteindelijk staat er een mooi project. Bovendien werk je samen in een team, waarmee je intensief samenwerkt. Je bent namelijk niet alleen bezig met geld tellen, maar bouwt samen met je team een heel evenement op! Dat teamgevoel maakt het extra leuk.
Op koers
Maar wat doe je dan precies als penningmeester? Als eerste ga je aan de slag met het maken van een begroting, op basis van het plan van aanpak dat de projectleiding heeft gemaakt. Hoeveel geld is er beschikbaar, wat verwachten we te gaan uitgeven? Als je team een groot eindfeest wil, moeten daar natuurlijk wel financiële middelen tegenover staan. Je vertaalt het plan van aanpak naar cijfers. Het doel is dan om te zorgen dat je eindafrekening zo dicht mogelijk in de buurt van de begroting komt. Je moet het schip op koers houden, en de begroting is het kompas dat de koers aangeeft.
Uitdaging
De kunst is om te zorgen dat je de teugels in handen hebt en exact weet waar je financieel gezien naartoe gaat. Geen enkele factuur zou een verrassing moeten zijn, want je was al op de hoogte van de bestelling. Dat is de grote uitdaging! Dat kan nog weleens lastig zijn, want je hebt bij grote projecten te maken met heel veel mensen die uitgaven doen. Eigenlijk lijkt het een beetje alsof je een nieuw bedrijf opstart, waarover jij financieel de leiding hebt. Als je het dus een uitdaging vindt om financieel in control te zijn over een grote organisatie, dan is de functie van penningmeester echt een klus voor jou.
Budgetbewakers
Naast de penningmeester heeft een grote landelijke ledenactiviteit ook budgetbewakers nodig. De budgetbewaker is iemand die zich bezighoudt met financiën als onderdeel van een dienst of team (bijvoorbeeld horeca of programma), maar door de penningmeester wordt aangestuurd. De budgetbewakers zijn eigenlijk de ogen en oren van de penningmeester binnen een team. Ook als budgetbewaker neem je beslissingen over uitgaven, maar dan binnen het budget van jouw team.
Tijdens de activiteit
De voorbereiding van een landelijke ledenactiviteit begint vaak al één of twee jaar van tevoren. Kijk maar naar de vacatures die nu beschikbaar zijn: die activiteiten vinden plaats in de zomer van 2017 en 2018. Maar ook tijdens de activiteit zit je niet stil. Vaak vindt er geldverkeer plaats tijdens een ledenactiviteit; er wordt bijvoorbeeld drinken en snoep verkocht. Dat geldverkeer moet iedere dag verwerkt worden. Ook worden er vaak tijdens een activiteit nog extra dingen bedacht om te doen of verkopen, en dan ga jij dat regelen.
Wanneer word je penningmeester?
Penningmeesterschap, is dat iets voor jou? Voor grote activiteiten is het wel handig als je in het dagelijks leven met financiën te maken hebt. Daarnaast moet je een kritische houding hebben. Vind je het leuk om iets met geld te doen, en ben je een beetje een controlfreak? Heb je zin om intensief met een tof team samen te werken, voor langere tijd? Dan is het een gigantische uitdaging en heb jij de mogelijkheid om dat huis te bouwen. Lijkt het je leuk, maar vind je een project van twee jaar te groot? Maak je wensen bespreekbaar, begin dan met een kleinere activiteit en groei vanzelf door. Als penningmeester verleg je je grenzen!
Benieuwd geworden naar de functie van penningmeester? Bekijk dan onderstaande vacatures om erachter te komen of er een project is dat bij jou past.
- Penningmeester Roverway 2018
- Budgetbewaker Roverway 2018
- Penningmeester Nederlands Contingent Roverway 2018
- Penningmeester Nederlands Contingent Wereld Jamboree 2019
- Penningmeester HIT (landelijk organisatieteam)
- Penningmeester HIT Mook
- Penningmeester HIT Dwingeloo
- Accountmedewerker Team TOES
