Daar sta je dan. Het is even na 5.00 uur en de bus heeft ons net afgezet op Schiphol. Nog maar een paar weken geleden werd duidelijk dat we met z’n vieren (Mark, Evert, Vincent en Lars) naar Praag mochten als afgevaardigde namens Scouting Nederland op het Scouts & Guides i/o event. De sneeuw op het vliegveld gooit wat roet in het eten, want vlak voor vertrek moet het hele vliegtuig nog ge-de-iced worden. Minuten gaan voorbij en drie kwartier later dan gepland zijn we op weg naar Frankfurt. Jep, op het kleine stukje naar Praag hebben we een korte overstap. Oorspronkelijk zo’n 50 minuten, maar door de vertraging op Schiphol bleef hier 5 minuten van over. Vlak na de landing horen we dat er een speciale bus klaar staat om ons naar het andere vliegtuig te brengen. Voor je het weet heb je een privé-tour over Frankfurt Airport en in no-time zaten we weer in de lucht, nu echt op weg richting Praag. Mooi op tijd geland en met de bus en tram kwamen we rond de middag aan bij het pension/hotel waar de meeting plaats vindt.
Het Scouts & Guides i/o event is een bijeenkomst voor alle nationale Scouting & Guiding organisaties in Europa en gaat over ICT en communicatie. Met vrijwilligers en beroepskrachten van organisaties uit zo’n 16 landen wisselen we ervaringen uit over allerlei onderwerpen omtrent ICT en communicatie, zoals membership management systems (in ons geval Scouts Online), tools for communication (zoals social media, app’s en websites) en het bepalen van de juiste strategie op de verschillende gebieden. Er is volop inspiratie te halen, maar ook te brengen. Nederland, die de bijeenkomst in 2009 voor het eerst heeft opgezet, loopt op veel vlakken voorop. We hopen met verschillende presentaties andere landen wat bij te brengen over dingen waar we met Scouting in Nederland mee bezig zijn. Tot en met zondag vertellen we over de tools die we hebben bedacht rondom de Laat je uitdagen!-campagne, de ScoutingApp, de managementinformatie en GIS-oplossingen die binnenkort in Scouts Online beschikbaar zijn en over social media management.
We waren mooi op tijd in Praag, dus voordat we de andere deelnemers gaan ontmoeten tijdens de welcome night, besluiten we de stad in te gaan en het mooie Praag te ontdekken. Met afgesleten schoenzolen van het vele lopen komen we rond etenstijd terug in het pension. Enkele andere landen zijn intussen ook gearriveerd en niet veel later is de welcome night een feit. Wel op z’n Praag’s overigens, daarover later meer. We beginnen het event met een presentatie van het organisatieteam en tevens de drijvende krachten achter het Scouts & Guides i/o network. Na zo’n zes jaar is de tijd gekomen om het netwerk te formaliseren. Belangrijk, want alleen op die manier is de continuïteit gegarandeerd, kunnen meer landen aansluiten en hebben we buiten de events ook contactmomenten om met elkaar te sparren over allerlei onderwerpen op het gebied van communicatie en ICT. Een mooi compliment voor het kleine groepje scouts uit Nederland dat hiermee in 2009 begon. Gaaf om te horen dat ook de WAGGGS en de WOSM de weg richting het netwerk weten te vinden en er dankbaar gebruik van maken.
Na een kennismaking met het netwerk en met elkaar is het tijd voor het vervolg van de welcome night. Op z’n Praags dus, met zo’n 80 unieke speciaalbiertjes die we allemaal moeten proeven, typisch Tsjechische Scoutingspelletjes en muziek. Niet alleen wij, maar ook alle andere deelnemers hadden er een lange reisdag op zitten en dus is het redelijk op tijd tijd om richting bed te gaan.
Een heerlijk nachtje verder zitten we om 8.00 uur aan het ontbijt. Enkele deelnemers zijn nog ’s nachts gearriveerd en uiteindelijk zijn we met zo’n 30 scouts compleet. Vandaag beginnen we écht. Na een sessie over de verwachtingen van het weekend is er een postersessie waarmee we op informele wijze alle landen ontmoeten en samen praten over de stand van zaken rondom communicatie en ICT in hun land. Gaaf om te zien hoe ver sommigen zijn, maar ook indrukwekkend hoe landen als Servië met heel beperkte middelen er toch heel wat van weten te maken.
Voor de lunch de eerste ronde Pecha Kucha presentaties; korte presentaties van 20 sheets van ieder maximaal 20 seconden met verschillende projecten en ervaringen uit de landen. Vincent heeft de deelnemers laten zien wat we in Nederland doen met alle managementinformatie in SOL, zoals grafieken voor ledenverloop, kwalificaties maar ook de stappen die we gaan zetten op het gebied van geografische informatie en meer. Onder de indruk van wat Nederland heeft laten zien, ging iedereen richting de lunch.
De lunchpauze is ruim gepland dus we hadden tijd voor onze eerste blog. Vanmiddag gaan we aan de slag met actuele vragen die er leven in de verschillende landen en in groepjes proberen we die landen dan op weg te helpen. Enkele vragen die al voorbij kwamen: hoe ga je om met Single Sign On, Membershipinformation Systems, maar ook het creëren van een ‘a modern brand’ of het geven van een eenduidige online uitstraling voor de landelijke, regionale en lokale organisaties van een land. Ook is er een tweede ronde Pecha Kucha’s en vanavond staat er een citygame in Praag op het programma, uiteraard met behulp van de nieuwste technieken en (online) media. Tot de volgende blog!
Vincent, Mark, Evert & Lars
