Als vrijwilliger ben je het liefst zo veel mogelijk bezig met het doen en voorbereiden van gave activiteiten voor je leden. Zo nu en dan moet er echter ook vergaderd worden, en dat neemt vaak veel meer tijd in beslag dan je zou willen. Hoe kan dat anders?
In het Scouting Magazine van november lees je op pagina 7 van Scouts Info een interview met Lucas Kuijpers, de mede-eigenaar van OnTopic. OnTopic is een slimme online vergadertool, die gratis te gebruiken is voor Scoutinggroepen. Meer informatie over OnTopic vind je in dat interview en op de website.
Maar of je nu gebruik maakt van OnTopic of niet, een goede en efficiënte vergadering is sowieso belangrijk. In deze blog geeft Lucas tips om je vergaderingen efficiënter te maken.
Onderwerp
Natuurlijk maak je voor iedere vergadering een agenda, waarop de onderwerpen staan die je wil bespreken. Soms zie je dat daar onderwerpen op staan die telkens weer terugkomen, maar waarvan eigenlijk niemand weet waarom ze op de agenda staan. Daarom is het belangrijk dat je ieder onderwerp op de agenda een eigenaar geeft; iemand die daarover meer weet of ermee bezig is. De teamleider van de bevers wordt bijvoorbeeld eigenaar van het onderwerp ‘Leidingtekort bij de bevers’, en de praktijkbegeleider is eigenaar van het onderwerp ‘Scouting Academy’. Kun je voor een onderwerp geen eigenaar bedenken? Dan is het onderwerp niet relevant!
De eigenaar geeft aan wat het doel is van het onderwerp: wat wil je deze vergadering bereiken over dit onderwerp? Ook is het aan de eigenaar om de tijd te bepalen die er nodig is om het onderwerp te bespreken. De voorzitter van de vergadering houdt die tijd in de gaten: is de tijd om, dan wordt het onderwerp afgesloten.
Rolverdeling
Er is één persoon tijdens de vergadering, die alles vastlegt. Het maakt niet uit wie dat is, mits het niet degene is die de vergadering voorzit. Dat klinkt logisch, maar ik zie het vaak mis gaan: de voorzitter die de tijd in de gaten houdt, onzinnige discussies afkapt en ondertussen ook nog geacht wordt alles op te schrijven. Niet handig! Degene die notuleert, is er ook verantwoordelijk voor dat die notulen gedeeld worden met de groep.
Tip: wanneer je als groep OnTopic gebruikt, kunnen de andere deelnemers aan de vergadering meekijken wat er wordt genotuleerd. Formuleert de secretaris het niet goed? Dan kun je dat meteen aangeven! Aan het einde van de vergadering zijn de notulen meteen klaar én goedgekeurd. Hoef je ook de volgende vergadering niet te beginnen met: “zijn er nog opmerkingen over de notulen van de vorige vergadering?”
Tijd
Hoe vaak maak je het niet mee: je bent op tijd voor de vergadering, maar iemand anders is te laat. Dus wordt er gewacht tot het team compleet is. Zonde van je tijd (en in het geval van een bedrijf; van je geld!), en bovendien ‘beloon’ je degene die te laat is door op hem te wachten, terwijl je de aanwezigen ‘straft’ door ze te laten wachten. Gewoon beginnen dus! Het is aan de voorzitter van de vergadering om de tijd in de gaten te houden. Zowel de begintijd als de eindtijd, maar ook de tijd die per onderwerp genoteerd staat.
Acties
Uit een vergadering komen acties: de penningmeester gaat een financieel overzicht rondsturen, of de materiaalbeheerder maakt een inventarislijst. Zorg dat iedere actie die je formuleert aan het einde van de vergadering, een eigenaar heeft die in hetzelfde team zit. Het is vrij makkelijk om in de bestuursvergadering te concluderen dat de welpenleiding een mail moet versturen, maar dan kom je er de volgende vergadering achter dat het niet gebeurd is, omdat de welpenleiding er niet bij was. Een actie kan wel zijn: een bestuurslid vraagt de welpenleiding of ze een mail willen versturen. En moeten alle aanwezigen van de vergadering een actie uitvoeren, zoals hun bonnetjes van het afgelopen kamp inleveren? Dan zijn dit ook allemaal losse acties!
Tip: in OnTopic kun je bij een onderwerp acties plaatsen. De eigenaar van een actie houdt zelf de status van de actie bij, zodat iedereen kan zien hoe het ermee staat.
Inspirerend
Tot slot: ik heb vaak vergaderingen meegemaakt waar iedereen in een muf, donker hok zat met een pot oude koffie op tafel. Dat begint al niet inspirerend! Vergader in een fatsoenlijke ruimte, waar voldoende licht en lucht naar binnen kan. Of ga lekker buiten zitten! Zet in plaats van die oude koffie een kan fris water op tafel en laat die goede ideeën maar binnenstromen.
Lucas Kuijpers is mede-eigenaar van de slimme vergadertool OnTopic. In het Scouting Magazine van november 2016 wordt hij geïnterviewd over OnTopic, dat gratis beschikbaar is voor Scoutinggroepen. In deze blog geeft Lucas tips voor een efficiënte vergadering.
